.png){kind=logo}
1. Thời gian tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) thường niên
Trong các công ty cổ phần, ĐHĐCĐ thường niên được tổ chức mỗi năm một lần trên lãnh thổ Việt Nam. Theo quy định tại Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020 (Luật doanh nghiệp) quy định ĐHĐCĐ phải họp thường niên trong thời hạn 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp ĐHĐCĐ thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
2. Hình thức tổ chức ĐHĐCĐ thường niên
Bên cạnh hình thức tổ chức họp trực tiếp là hình thức truyền thống tại các doanh nghiệp thì hình thức họp trực tuyến đã trở thành một xu thế chung, mang tính tất yếu và lâu dài, đặc biệt sau sự bùng nổ của dịch COVID-19 trên quy mô toàn cầu. Đối với riêng các cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên, hình thức trực tuyến đang cho thấy nhiều ưu điểm khi đảm bảo quyền lợi của cổ đông và tối ưu nguồn lực cho doanh nghiệp.
Việc họp trực tuyến giúp các cổ đông ở xa địa điểm tổ chức, không có điều kiện di chuỵển, vẫn có thể tham gia họp, biểu quyết và thảo luận trực tiếp với ban lãnh đạo doanh nghiệp. Điều này giúp nâng cao khả năng thành công của ĐHĐCĐ, tiết kiệm chi phí cho cả doanh nghiệp và cổ đông. Doanh nghiệp có quyền quyết định cụ thể về việc tổ chức họp trực tuyến trong Điều lệ công ty hay các tài liệu nội bộ khác.
Khoản 2 Điều 41 Luật Chứng khoán 2019 (Luật chứng khoán) quy định: Công ty đại chúng quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp ĐHĐCĐ thông qua họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
3. Địa điểm tổ chức ĐHĐCĐ thường niên
Điều 139 Luật Doanh nghiệp quy định: Địa điểm họp ĐHĐCĐ thường niên được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.
Pháp luật không quy định cụ thể địa điểm tổ chức họp ĐHĐCĐ thường niên, tuy nhiên cuộc họp nên được tổ chức tại một địa điểm thuận lợi nhất cho sự tham gia của cổ đông.
4. Thời gian và hình thức nhận thư mời họp của cổ đông
Điều 141 Luật Doanh nghiệp quy định: Danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp ĐHĐCĐ nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn.
Điều 143 Luật Doanh nghiệp quy định:
- Người triệu tập họp ĐHĐCĐ phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.
- Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty; trường hợp công ty xét thấy cần thiết thì đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty.
- Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:
a) Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;
b) Phiếu biểu quyết.
- Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp kèm theo thông báo mời họp quy định bên trên có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu.
Nguồn: SRTC
Xem tiếp phần 2: https://nhadautu.srtc.org.vn/p/nhung-dieu-co-dong-can-luu-y-khi-tham-du-hop-dai-hoi-dong-co-dong-thuong-nien-phan-2
